Vous pouvez soulager le stress et la panique qui accompagnent les départs en vacances en créant une liste des tâches et des questions qui doivent être gérés en votre absence et les contrôler au fur et à mesure de leur traitement. Cette planification systématique vous permet de partir en vacances en ayant la conscience tranquille et de profiter pleinement de vos congés.

Vous aurez au moins besoin d’une personne pour vous remplacer. Si vous n’avez pas d’employés, un collègue professionnel peut se substituer à vous en cas d’urgence avec un client.

Cliquez sur les éléments suivants pour découvrir les points principaux à planifier pour partir tranquille :

• Définir une liste de projets
• Prévoir le pire
• Informer ses principaux clients
• Planifier les communications entrantes
• Commander des fournitures et prévoir un fonds de caisse suffisant
• Payer les factures, signer des chèques
• Laisser les coordonnées de la personne à contacter en cas d'urgence
• Vérifier deux fois les petits détails

Définir une liste de projets

Faites l’inventaire complet des projets récemment terminés, des travaux en cours et à venir. Pour chaque point de votre liste, créez une sous-liste où vous indiquerez les problèmes susceptibles de se présenter lors de votre absence. Planifiez chacun des points de ces sous-listes. Assurez-vous de ne pas oublier les projets récemment terminés. Les tâches dont vous vous êtes « débarrassé » peuvent générer des commentaires de la part de vos clients dans les semaines qui suivent.

Prévoir le pire

Définissez une liste des scénarios possibles concernant vos projets en cours et informez votre personnel et vos collègues. Essayer de prévoir le pire peut permettre de préparer tout le monde aux problèmes qui surgiront inévitablement. Quels sont les inquiétudes principales pour chaque client ? Qu’est-ce qui peut arriver de pire avec chacun d’entre eux ? Ce genre de prévisions permet de garantir qu’en cas de problème l’interlocuteur de vos clients comprendra leurs difficultés. Vos notes peuvent par exemple ressembler à ceci : « Si Mme Legrand appelle, elle risque fort de poser des questions sur x et y. À l’issue du dernier projet que nous avons réalisé pour cette cliente, nous avons eu des soucis dans les domaines suivants. »

Informer ses principaux clients

Ne laissez pas vos clients se rendre compte de votre absence par eux-mêmes. Notifiez-leur votre absence deux ou trois semaines à l’avance, voire plus. Indiquez-leur la durée de votre absence, la personne à contacter, la manière dont ils peuvent joindre cette personne (numéros de téléphone et de télécopie, adresse électronique) et en quoi cette personne peut les aider. Faites-leur savoir que vos remplaçants sont dignes de confiance et qu’ils seront à même de leur venir en aide en cas de problème. Si vos collaborateurs sont nouveaux dans votre entreprise, faites en sorte qu’ils rencontrent vos clients avant votre départ. Il est important que vos clients se sentent à l’aise avec les dispositions que vous avez prises.

Planifier les communications entrantes

Assurez-vous d’être prêt à gérer votre messagerie vocale, votre courrier électronique et la réception de vos télécopies.

• Messagerie vocale : si une autre personne vous remplace, indiquez son numéro de poste ou de téléphone sur le message de votre répondeur de manière à ce que vos correspondants puissent joindre quelqu'un qui soit en mesure de les aider. Si vous ne renvoyez pas vos correspondants vers un autre poste, enregistrez un message rassurant pour indiquer à vos clients la date de votre retour et la manière dont ils peuvent obtenir ce dont ils ont besoin an attendant.
• Courrier électronique : vérifiez auprès de votre fournisseur d’accès s’il dispose d’un service de réponse automatique aux messages reçus lors de votre absence. Comme pour votre messagerie vocale, votre message de réponse doit spécifier la durée de votre absence et la personne à contacter en cas de nécessité. Si cette option n’est pas disponible, assurez-vous de relever votre courrier régulièrement et de répondre aux messages les plus urgents.
• Télécopies : désignez un responsable de vos télécopies de manière à ce qu’aucune information importante ne soit perdue. Vous pouvez aussi demander à cette personne de vous faire suivre les télécopies que vous recevez au bureau vers un numéro de votre choix de manière à pouvoir les lire lors de votre absence.

Commander des fournitures et prévoir un fonds de caisse suffisant

Si vous laissez votre personnel ou vos collègues seuls, assurez-vous qu’ils disposent d’une quantité suffisante de fournitures de bureau pour continuer à travailler en votre absence. Vérifiez le fonds de caisse et assurez-vous que son montant est suffisant ou laissez des chèques signés destinés à renflouer la caisse.

Payer les factures, signer des chèques

Vérifiez la date d’échéance de vos paiements réguliers, tels que le loyer, les services publics, les fournisseurs, etc. Si vous ne souhaitez pas les payer en avance, préparez les chèques et confiez leur envoi à une date déterminée à l’un de vos collaborateurs. Ne dépassez pas la date de paiement de vos factures pour le simple fait d’être en vacances.

Laisser les coordonnées de la personne à contacter en cas d'urgence

Assurez-vous que les personnes qui restent seules au bureau ne vont pas se retrouver bloquées en cas de problèmes techniques ou de maintenance. Que se passerait-il en cas de fuite d’eau ou d’explosion de la chaudière ? Laissez les numéros de téléphone de l’électricien, du plombier et des autres professionnels chargés de l’entretien de vos locaux. N’oubliez pas votre réseau informatique et téléphonique. Assurez-vous que les coordonnées de ces professionnels sont également disponibles.

Vérifier deux fois les petits détails

N’oubliez pas la maintenance et les mesures de sécurité. Faites la liste des tâches que vous réalisez au bureau sans même vous en rendre compte. Êtes-vous celui qui baisse tous les stores en fin d’après-midi pour éviter la surchauffe du matériel ? Êtes-vous celui qui met le papier toilette dans les toilettes des employés ? Pensez à toutes ces petites tâches et assurez-vous qu’elles seront effectuées en votre absence. Si c’est vous qui faites la fermeture le soir, assurez-vous qu’une autre personne connaît les procédures de sécurité des locaux.