6 conseils pour réussir l’évaluation des performances

Par L'Impulsion des PME, Partenaire SME Toolkit Bénin & Sénégal

L’évaluation des performances ne s’improvise pas, il faut le systématiser

1.       Comprenez bien pourquoi vous évaluez

L’évaluation s’inscrit dans le cadre du suivi et du contrôle de la capacité des délégataires de l’entreprise à atteindre les objectifs à eux assignés. Il faut donc évaluer pour savoir si on reste en mesure d’atteindre ses objectifs pour éventuellement apporter des réajustements nécessaires avant que cela ne soit trop tard. L’évaluation des performances peut permettre par exemple de renforcer les compétences d’un employé ; de trouver un autre poste qui soit plus en adéquation avec les capacités et les prédispositions de l’employé. L’évaluation peut permettre de vérifier si un employé est bien encadré par son supérieur hiérarchique. L’évaluation peut permettre de mesurer la capacité d’un employé à travailler dans une équipe mais aussi à identifier les goulots d’étranglements et autres difficultés internes à une équipe ou à l’organisation tout entière. On peut promouvoir, punir ou remercier un employé suite à une évaluation. L’évaluation de tout le personnel peut s’inscrire dans le cadre de l’évaluation des capacités globales de l’entreprise (forces & faiblesses).
2.       Ne contrôlez pas juste parce qu’il faut contrôler, mettez en place un système cohérent d’évaluation

Vous ne pouvez pas confier le sort de votre entreprise à des gens sans vous arrêter pour contrôler comment ils s’y prennent. Il ne s’agit pas de contrôler pour contrôler ; il s’agit de systématiser le contrôle – de mettre en place un système d’évaluation des performances. Les systèmes traditionnels de notation systématique des employés restent trop rituels et arbitraires et ne permettent pas effectivement de mesurer la capacité de l’employé, de son équipe et de toute l’entreprise à atteindre les objectifs fixés. Il faut mettre en place un système formel et orienté résultats qui identifie systématiquement la procédure d’évaluation, les objectifs, les personnes impliquées, le traitement des résultats de l’évaluation, l’utilisation efficace pouvant être faite des résultats et informations issus de l’évaluation. Il ne s’agit pas seulement des sanctions à l’endroit de l’employé. Un bon système d’évaluation doit pouvoir permettre à une entreprise de s’inscrire dans une dynamique d’amélioration continue. Il faut identifier à chaque fois les problèmes que l’entreprise rencontre à travers les révélations faites par les employés. Il faut apporter des solutions au fur et à mesure suivant le niveau de pertinence et d’efficacité.

 3.       Faites de l’évaluation une occasion d’apprentissage

L’occasion de l’entretien d’évaluation vous permet de faire le point sur les objectifs que vous avez confié à un collaborateur, les résultats atteints, les problèmes à résoudre ainsi que les dispositions à prendre pour optimiser les performances. C’est un instant riche en révélations. Vous pouvez le faire chaque mois, tous les trois mois ou par semestre. Si vous faites de votre système d’évaluation un système orienté résultats, il devient de ce fait une excellente source d’informations pour savoir comment évolue l’organisation  ainsi que l’effet des décisions prises, des actions engagées, des améliorations apportées sur le fonctionnement et les performances des employés et de l’organisation. C’est l’occasion d’apprendre sur l’efficacité des décisions de l’organisation. C’est l’occasion d’obtenir l’avis des employés. Votre système d’évaluation doit tenir compte de cette opportunité et s’organiser pour collecter les informations dont vous aurez besoin pour optimiser les performances de votre organisation.

4.       N’attendez pas la prochaine évaluation avant de savoir ce qui se passe N’attendez pas toujours le prochain entretien d’évaluation pour dire à un collaborateur ce que vous pensez de son travail. Vous avez aussi la possibilité de faire un suivi régulier sans vous immiscer dans son travail. L’évaluation est dans la plupart du temps annuelle. Mais vous n’allez qu’en même pas attendre un an avant de savoir quels sont les problèmes qu’un employé rencontre dans l’exécution de ses tâches. Pour optimiser l’efficacité de votre système d’évaluation, encouragez vos cadres et directeurs à avoir des contacts informels avec leurs collaborateurs pour évaluer à chaque fois les résultats. Encouragez-les à les impliquer dans les décisions et à les encourager à donner leurs avis. Les réunions hebdomadaires constituent les occasions d’évaluation des performances ; assurez-vous que vous en profitez réellement. Si un employé a un comportement qui risque d’avoir un impact négatif sur ses performances et les performances des autres, n’attendez pas un an avant de le lui dire. Allez vers les gens, prenez connaissance de leurs défis, de leurs problèmes. Montrez votre disponibilité à les aider à tout moment.

5.       Profitez de l’évaluation pour recenser et résoudre les problèmes de votre entreprise

Si les relations et les conditions de travail pourrissent, personne ne peut vous dire toute la vérité sauf un système cohérent et objectif d’évaluation des performances. Vous vous rendez compte tout de suite que ce qui est normal ne l’est pas en effet. C’est alors que vous utilisez des solutions sur mesure et adaptées. L’occasion de l’évaluation des performances permet de demander à l’employé ce qu’il pense de son travail, de son équipe, de son supérieur hiérarchique, de ses collègues, de l’entreprise, du marché, de la concurrence. Il faut lui demander systématiquement ce qui a marché et ce qui n’a pas marché. Il faut lui demander quelles sont selon lui les solutions à envisager. Ce faisant, vous arriverez à recenser des problèmes avec des propositions de solutions ; certains seront objectifs, d’autres très subjectifs. Dans l’un ou l’autre cas, dégagez les problèmes réels et travaillez à les résoudre.

6.       Si vous évaluez, prenez des décisions

Une bonne évaluation des performances est toujours suivie de décisions de gestion permettant de corriger les carences et/ou de s’inscrire dans une dynamique d’amélioration continue. Si votre système d’évaluation n’aboutit jamais à des décisions de gestion, alors vous devez le refondre. Vous avez fait une évaluation, vous avez posé des questions aux gens. Ils vous ont posé clairement leurs problèmes ; ils vous ont suggéré des solutions toujours à votre demande. Vous avez semblé avoir compris les problèmes. Ils s’attendent à ce que vous preniez des décisions concrètes. Vous avez eu des révélations quant aux goulots d’étranglements existants dans votre entreprise,  prenez des décisions. Vous avez compris que vous devriez mettre judicieusement fin au contrat d’un employé à la suite de l’évaluation, prenez la décision. Vous avez compris qu’un employé devra être sorti de son équipe actuelle pour être affecté à un autre poste, prenez la décision. Vous avez trouvé judicieux et profitable à l’entreprise de promouvoir un employé, prenez la décision. De toutes les façons, votre système d’évaluation ne servira à rien si vous ne l’utilisez pas pour prendre des décisions susceptibles d’améliorer les performances de votre entreprise.

Par Hermann CAKPO

Article extrait du numéro 7 du magazine L'Impulsion des PME